Wissenswertes zum Hinweisgeberschutzgesetz

Mit dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) hat die Bundesregierung die sog. EU-Whistleblower-Richtlinie (Richtlinie (EU) 2019/1937) umgesetzt.

Ziel des Gesetzes ist der Schutz von Personen, die im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit Informationen über Verstöße erlangt haben und diese melden. Außerdem müssen Verfahren (inklusive Zuständigkeiten) festgelegt werden, nach denen Hinweise bearbeitet und Folgemaßnahmen gesteuert werden. Dabei muss insbesondere die Vertraulichkeit des Hinweisgebers gewahrt bleiben.

Das HinSchG verbietet jegliche Repressalien gegenüber hinweisgebenden Personen (sog. Whistleblowern) und verpflichtet Unternehmen, sichere Kanäle für die Meldung von Missständen einzurichten.

Jede Person, die einen Rechtsverstoß meldet. Der Anwendungsbereich ist sehr weit und umfasst alle Personen, die potenziell Kenntnis von einem Verstoß im beruflichen Umfeld erlangt haben können, insbesondere:

• Beschäftigte, auch bereits ausgeschiedene Beschäftigte, Stellenbewerber, Praktikanten, Leiharbeitnehmer
• Selbstständige, die Dienstleistungen erbringen, Freiberufler, Auftragnehmer, Unterauftragnehmer, Lieferanten und deren Mitarbeiter
• Anteilseigner und Personen in Leitungsgremien
• Mitglieder von Arbeitnehmervertretungen (Betriebsrat, Personalrat) sowie die Aufsichtsratsmitglieder einer Aktiengesellschaft

Zusätzlich werden auch Personen geschützt, die die hinweisgebende Person unterstützen sowie Personen, die zwar nicht selbst die Meldung erstatten, aber Gegenstand der Meldung oder sonst von der Meldung betroffen sind.

Das Gesetz wendet sich an „Beschäftigungsgeber“. Dies sind, sofern mindestens eine Person bei ihnen beschäftigt ist, natürliche Personen sowie juristische Personen des öffentlichen und des privaten Rechts, rechtsfähige Personengesellschaften und sonstige rechtsfähige Personenvereinigungen.

• Unternehmen mit mindestens 250 Beschäftigten müssen die Vorgaben nach HinSchG bis spätestens 2. Juli 2023 umsetzen.
• Für Unternehmen mit in der Regel  50 bis 249 Beschäftigten gilt lautHinSchG eine verlängerte Einrichtungsfrist bis zum 17. Dezember 2023.

Wichtig: Ein Bußgeld von bis zu 20.000 Euro, auf Grund eines nicht eingerichteten bzw. nicht betriebsfähigen internen Meldekanal tritt erst am  1. Dezember 2023 in Kraft.

Für Unternehmen bestimmter Branchen gilt das HinSchG unabhängig von der Anzahl der Beschäftigten (siehe § 12 Absatz 3 HinSchG).

• Nach §16 Absatz 3 HinSchG müssen Meldungen in mündlicher Form oder in Textform, auf Wunsch auch auf persönliche Weise möglich sein. Alle eingehenden Meldungen müssen nach § 11 HinSchG im Einklang mit den Vertraulichkeitspflichten dokumentiert werden.
• Es gilt eine Aufbewahrungspflicht von 3 Jahren nach Abschluss des Verfahrens. Gelten keine weiteren rechtlichen Anforderungen, muss die Dokumentation 3 Jahre nach Abschluss des Verfahrens gelöscht werden.
• Im Unternehmen müssen ein oder mehrere zuständige Personen bestimmt werden, die die interne Meldestelle betreiben. Diese müssen dem Hinweisgeber innerhalb einer Frist von 7 Tagen den Eingang der Meldung bestätigen, die Meldung prüfen, ggf. entsprechende Folgemaßnahmen in die Wege leiten und die hinweisgebende Person innerhalb von 3 Monaten über ergriffene Folgemaßnahmen informieren. Laut § 15 Absatz 2 HinSchG müssen diese Personen die notwendige Fachkunde besitzen, um die mit dem Betrieb der internen Meldestelle verbundenen Aufgaben erfüllen zu können.
• Bei allen Meldewegen muss die Vertraulichkeit des Hinweisgebers (sowie Dritter) geschützt sein (§8 HinSchG). Die Identitäten der betroffenen und damit schützenswerten Personen dürfen explizit nur den zur Entgegennahme der Meldung und zur Ergreifung von Folgemaßnahmen berechtigten Personen zugänglich sein. Allen anderen Personen muss der Zugang zu den Informationen des Meldekanals verwehrt sein.
• Vertraulichkeit bedeutet nicht Anonymität. Eine Verpflichtung auf anonyme Meldekanäle besteht nicht.
• Unternehmen müssen die Meldestelle nicht selbst betreiben. Gemäß §14 Absatz 1 HinSchG können auch Dritte bzw. externe Dienstleister als interne Meldestelle beauftragt werden.