01 | Ziel: organisierte Abläufe im Büro

Eine lebendige Kirchengemeinde ist wie ein großer Bienenkorb: Viele Wege und Abläufe kreuzen sich und wenn sie nicht optimal organisiert wären, bräche Chaos aus. Die evangelische Jakobusgemeinde in Tübingen wollte ihre Abläufe über das Internet optimieren und dieses als Kommunikations- und Organisationsplattform nutzen. Ziel war es, eine dreiteilige Plattform für die hauptamtlichen und ehrenamtlichen Mitarbeiter (Intranet) sowie für die Öffentlichkeit (Webseite) zu schaffen. Mit dem Intranet TecArt ist das gelungen. 

Übrigens, die TecArt Kirchenedition, die wir in diesem Zusammenhang entwickelt haben und hier vorstellen, wird auch (mit Anpassungen) von kommunalen Gemeinde- und Ortsverwaltungen erfolgreich genutzt. 

02 | Daten- und Terminverwaltung

Das Customer-Relationship-Management-System TecArt wurde auf die entsprechenden Anforderungen und Bedürfnisse der Gemeinde hin als Intranet konfiguriert. Alle Kontaktdaten, E-Mails, Termine und Aufgaben werden nun für alle Hauptamtlichen über die Kirchenedition von TecArt verwaltet. Auch die Daten der Gruppen und Kreise sind dort erfasst und schnell zugänglich. Durch die zentrale Datenhaltung können viele alltägliche Aufgaben problemlos erledigt werden. Zusätzlich wurde für die Verwaltung von E-Maillisten und ein Aufgabenmanager, interne Such- und Filterfunktionen angelegt.

Für die Ehrenamtlichen stehen alle Informationen des Intranets mit Einschränkungen zur Verfügung. Sie bekommen als  „Externe“ eigene Zugänge und haben auf die Inhalte ihrer Gruppen und Kreise direkten Zugriff. Sie können über TecArt Dokumente u.  Ä. austauschen, Termine festlegen und vieles mehr. 

Für die Webseite steht der Terminkalender mit allen in TecArt freigegebenen Terminen über eine Schnittstelle zur Verfügung. So können sich Interessierte über die aktuellen und geplanten Veranstaltungen der Gemeinde informieren. Eine übersichtliche, farbliche Unterteilung der Termine lädt zum Stöbern ein. Alle Termine werden hierbei zentral in der Kirchenedition verwaltet.

„TecArt bietet unserer Gemeinde eine hochkomfortable Internetplattform, die sowohl Haupt- als auch Ehrenamtlichen die Vernetzung, Organisation, Kooperation sowie den Austausch ermöglicht.“ 
(Pfarrer Conrad Maihöfer, Jakobusgemeinde) 

03 | Vorteile der Kirchenedition

  • Eigene Zugänge mit individuellen Rechten und Beschränkungen
  • Einheitliche Pflege von Terminen, Raumbelegung, Ressourcen
  • Schnittstelle zu Terminkalender auf Webseite
  • Downloadbereich für Dokumentenaustausch, gemeinsamer Zugriff auf Bilder und Formulare

Das Ausschlaggebende an dem CRM-System TecArt ist, dass es sich individuell zuschneiden lässt auf die einzigartigen Bedürfnisse eines Unternehmens oder einer Organisation. Dies hat sich bei der Entwicklung des Intranets für Kirchen und Gemeinden in besonderem Maße gezeigt. 

Eine ausführliche Übersicht über Features und Vorteile von TecArt finden Sie auf unserer CRM-Seite

Haben Sie ebenfalls Interesse an einem System, mit dem Sie die Kommunikation mit Ihren Kunden und MitarbeiterInnen übersichtlich managen können? Dann rufen Sie uns an, wir beraten Sie gerne (07071 444 08).